Lọc tự động, rút trích, tìm kiếm, xóa các bản ghi (record) trong bảng tính Exel

Lọc tự động, rút trích, tìm kiếm, xóa các bản ghi (record) trong bảng tính Exel

Khuyến mại Chính sách bảo hành

Thể loại: Công nghệ thông tin

Cập nhật:

Kiểu file: doc

Người đăng:

Điểm download: 200

Lượt tải: 5

để ủng hộ website nếu bạn thấy tài liệu này có giá trị, xin cám ơn!
Click
Chính sách đảm bảo Tài liệu này của thành viên justdoit1412 và được Thuvien24.com đảm bảo. Xem chi tiết

 

Nội dung thảo luận

 

 

  Đề tài thảo luận:  Lọc tự động, tìm kiếm, trích rút, xoá các bản ghi                  (record) trong bảng tính Excel.

 

 

 

*Khái niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu:

     Cơ sở dữ liệu (database) là tập hợp thông tin, dữ liệu được tổ chức theo cấu trúc dòng và cột để có thể liệt kê, truy tìm, xoá, rút trích những dòng dữ liệu thoã mãn một tiêu chuẩn nào đó nhanh chóng. Để thực hiện các thao tác này phải tạo ra vùng cơ sở dữ liệu ( Vùng Database), vùng tiêu chuẩn ( Vùng Criteria) và vùng trích dữ liệu ( vùng Extract).

 

Cụ thể trong bảng tính “ Điểm thi thử của học sinh Hà Nội khối D” dưới đây, vùng: A1:H8 là vùng Database, J1:J2 là vùng Criteria, A10:H12 là vùng Extract.

 

 

 

 

 

 

- Vùng cơ sở dữ liệu ( vùng Database):  gồm ít nhất 2 dòng, dòng đầu  tiên chứa tiêu đề cột, gọi là tên trường (Field name) của CSDL. Tên trường phải là dữ liệu kiểu chuỗi và  không được trùng lặp. Các dòng còn lại chứa dữ liệu, mỗi dòng gọi là bản ghi( record).

- Vùng tiêu chuẩn( Vùng Criteria): chứa điều kiện để tìm kiếm, xóa, rút trích,.... Vùng  này gồm ít nhất hai dòng, dòng đầu tiên chứa tiêu đề, dòng còn lại chứa dữ liệu.

- Vùng trích rút dữ liệu (Vùng Extract): chứa các bản ghi của vùng cơ sở dữ liệu thỏa mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn. Vùng trích rút dữ liệu cũng có dòng đầu tiên chứa các tiêu đề muốn trích rút. Khi thực hiện trích rút thì cần vùng này, còn tìm kiếm, xóa….thì không cần đến vùng này.

 

I.                  Lọc dữ liệu trong Excel

Có 2 kiểu lọc

 1. Lọc tự động

a.Khái niệm

       - Lọc các bản ghi là chỉ cho hiện các bản ghi thỏa mãn một điều kiện nào đó.

  b. Cách thực hiện

Bước 1: Kích vào bảng Database

Bước 2: Data àFilter àAuto Filter

Khi đó tất cả các ô tiêu đề đều xuất hiện nút   .  Lựa chọn trường chứa điều kiện lọc, bấm vào mũi tên Khi kích vào nút của một cột thì xuất hiện một menu liệt kê tất cả các giá trị của cột đó và thêm các mục:

 

All: nghĩa là tất cả các giá trị.

Blanks: chỉ hiện những bản ghi trắng.

Nonblanks: chỉ hiện những bản ghi không trống.

Top 10: có nghĩa là10 bản ghi có giá trị lớn nhất ở cột này. Chỉ dùng cho cột số. Có thể thay đổi số bản ghi ( không bắt buộc là 10).

Custom: có nghĩa là có thể nhập vào điều kiện lọc phức tạp.

Phần còn lại là danh sách giá trị của các bản ghi trong CSDL tại cột đó.

 

 

 

 

 

c. lọc theo một cột:

Kích vào mũi tên của cột cần lọc, khi đó sẽ xuất hiện menu liệt kê các giá trị của cột này, nháy vào giá trị của điều kiện lọc, bảng tính sẽ giữ lại các bản ghi thoả mãn điều kiện đã chọn.

Ví dụ: Trong bảng tính trên, ta chỉ muốn giữ lại bản ghi có tên Quận/huyện là “Cau Giay” thì ta tiến hành như sau: Chọn cột QUAN/HUYEN, vào Data àFilter àAuto Filter, khi đó xuất hiện mũi tên ngay sau tên trường QUAN/HUYEN.

 

 

 

Nháy vào mũi tên, xuất hiện menu liệt kê tất cả các giá trị của trường này Nháy vào giá trị CAU GIAY

 

 

 

 Bảng tính chỉ giữ lại các bản ghi thoả mãn điều kiện QUAN/HUYEN = “Cau Giay”

 

 

 

d. Lọc theo nhiều cột

Ta tiền hành lọc thao từng cột, cách tiến hành lọc từng trường là lọc một cột như đã trình bày trên.

* Huỷ lọc đã đặt với cơ sở dữ liệu : lại dùng lệnh cũ Data àFilter àAuto Filter

 Ví dụ: trong bảng tính “ Điểm thi thử của học sinh Hà Nội khối D”  trên, ta muốn lọc: các học sinh ở Cầu Giấy và có điểm  thi môn Tiếng Anh >7 thì ta tiến hành như sau: Đưa con trỏ vào vùng Database, dùng lệnh Data àFilter àAuto Filter, khi đó tất cả các trường đều xuất hiện mũi tên ngay sau tên trường

 

 

 

 

 

 

 

 

Nháy vào mũi tên ngay sau tên trường QUAN/HUYEN và chọn giá trị “Cau Giay” để lọc ra những hoc sinh ở Cầu Giấy như đã thực hiện ở mục lọc theo một cột, tiếp tục nháy vào mũi tên ngay sau tên trường “ANH”, chọn Custom

 

Xuất hiện hộp thoại Custom AutoFilter, ở hộp đầu tiên chọn Is greater than và điền vào hộp thứ hai ( hộp cùng hàng với hộp đầu tiên) giá trị là 7

 

 

thì các bản ghi thoả mãn 2 điều kiện trên sẽ được giữ lại. Cụ thể kết quả là:

 

 

2. Lọc dữ liệu nâng cao: lọc nhờ Advanced Filter

Lệnh  Data/ Filter/ Advanced Filter dùng để lọc ra các mẫu tin thao các điều kiện chỉ định trong vùng tiêu chuẩn do ta thiết lập  trên Sheet.

Cách thực hiện

- Tạo vùng tiêu chuẩn lọc.

- Vào Data/ Filter/ Advanced Filter, xuất hiện hộp thoại như bên.

 

 

Action:

+ Filter the list, in-place: kết quả hiển thị trực tiếp trên vùng CSDL.

+ Copy to another location: kết quả được đặt tại một vị trí khác.

 

List range: chọn địa chỉ vùng CSDL.

Criteria range: chọn địa chỉ vùng tiêu chuẩn.

Copy to: chọn địa chỉ của ô đầu tiên trong vùng kết quả (phải chọn mục Copy to another location)

Unique records only: nếu có nhiều mẫu tin giống nhau thì chỉ lấy duy nhất một mẫu in đại diện, ngược lại thì lấy hết các mẫu tin thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn (dù giống nhau).

Hủy bỏ lọc dữ liệu: hiện tất cả các hàng trong CSDL: Data/Filter/Show all.

 

*Ví dụ:  Vẫn bảng tính trên, ta muốn lọc những học sinh tên Hang sang vùng khác, bắt đầu từ ô A10 thì ta tiến hành n

Ghi chú: Tài liệu này được thành viên justdoit1412 đăng lên thư viện. Theo quy định điều khoản sử dụng, Thuvien24.com không chịu bất kỳ trách nhiệm nào đối với bản quyền tài liệu. Bạn tự cân nhắc trước khi tải tài liệu.
Xem bình luận
Toi gui loi cam on tran trong den tat ca nhung ban da dang va se chia se kinh nghiem va tai lieu.
khanhhuyen
Cảm ơn bạn, cho mình xem tham khảo nhé
hoanggiagia90
thanks a nha
thomlun753453
xin đa tạ bạn một lần nữa
nguyenthuyan
​​Em xin cảm ơn cộng đồng này và những người đã nghĩ ra ý tưởng này :)
  • Tài liệu mới
  • Tài liệu nổi bật
  • Tài liệu liên quan
  • Tài liệu cùng người đăng
Dự án : Quán kem - “Hot And Cold”

Dự án : Quán kem - “Hot And Cold”

Lượt down: 0

Người đăng: quangchinh

Quản lí nợ công ở Việt Nam Giai đoạn 2005 – 2011

Quản lí nợ công ở Việt Nam Giai đoạn 2005 – 2011

Lượt down: 0

Người đăng: quangchinh

Môi trường và phát triển bền vững

Môi trường và phát triển bền vững

Lượt down: 0

Người đăng: quangchinh

nuoc + da dang sinh hoc

nuoc + da dang sinh hoc

Lượt down: 0

Người đăng: quangchinh

MỐI QUAN HỆ GIỮA CƠ CẤU CHI NGÂN SÁCH VÀ LẠM PHÁT

MỐI QUAN HỆ GIỮA CƠ CẤU CHI NGÂN SÁCH VÀ LẠM PHÁT

Lượt down: 0

Người đăng: quangchinh

Định giá cổ phiếu CTG

Định giá cổ phiếu CTG

Lượt down: 0

Người đăng: quangchinh